Een SMART geschreven EMVI plan? Minder spannend dan het lijkt

17 januari 2026

 

We kennen het allemaal. Je bent bezig met een EMVI-plan en stelt de vraag: “Kunnen we dit niet wat SMARTer maken?” En dan wordt het stil. Je hoort de opdrachtgever denken: “Hoezo SMART? Moeten we ons dan vastleggen op harde afspraken en KPI’s? Met afrekenmechanismen en ingewikkelde dashboards? Daar gaan we dus echt niet aan beginnen!”

Die reactie zie je vaak. Terwijl SMART in de kern iets heel anders is: duidelijk opschrijven wat je gaat doen en wat de Aanbestedende Dienst daarvan mag verwachten. Het hoeft dus helemaal niet zo zwaar of ingewikkeld te zijn om een SMART plan te maken. Sterker nog, vaak werk je al SMART, je schrijft het alleen nog niet zo op.

Wat betekent SMART schrijven

SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. In tenderplannen betekent dat vooral: zeggen wat je doet, hoe je dat doet, waarom je dat doet en wat het oplevert.

Dus niet: “Wij communiceren proactief met de opdrachtgever.”
Maar bijvoorbeeld: “Na elke vergadering ontvangt de opdrachtgever binnen 24 uur een verslag met besluiten, acties en verantwoordelijkheden.”

Dat is concreet. Toetsbaar. En voor een AD meteen duidelijk.

SMART is minder spannend dan het lijkt

Een plan SMART maken betekent niet dat alles in beton gegoten is. Zo kun je bijvoorbeeld in je plan opnemen dat je elk half jaar samen met de opdrachtgever de dienstverlening evalueert en op basis daarvan bijstuurt. Dat is SMART, omdat je helderheid creëert over je werkwijze, terwijl je tegelijkertijd alle ruimte houdt om te doen wat nodig is om de opdracht tot een goed einde te brengen.

In veel gevallen kan SMART schrijven prima zonder je vast te leggen op concrete resultaatafspraken en KPI’s. Zeker bij kleinere of meer kwalitatieve opdrachten is het vaak voldoende om helder te beschrijven wat je gaat doen, waarom je dat doet en wat het de opdrachtgever oplevert.

Wanneer KPI’s wél toegevoegde waarde hebben

Dat betekent niet dat je KPI’s altijd kunt vermijden. Bij opdrachten waarbij het gewenste resultaat vooraf goed te definiëren is, is het vaak verstandig om wel concrete KPI’s af te spreken. Denk aan grotere en complexere trajecten, waarbij sturing op resultaat belangrijk is.

Voor vrijwel elke opdracht zijn KPI’s te formuleren, afhankelijk van de branche en de specifieke uitvraag. In de zorg kan worden gestuurd op wachttijden of behandelcapaciteit, bij detachering op het aantal succesvolle matches of de snelheid van invulling, en in andere trajecten op doorlooptijden, kostenbeheersing, opbrengsten of het halen van planningen. Klant- of gebruikerstevredenheid is een KPI die in vrijwel elke sector relevant is en relatief eenvoudig te monitoren, bijvoorbeeld via periodieke enquêtes.

Belangrijk is dat KPI’s haalbaar zijn en daadwerkelijk iets zeggen over wat voor de opdrachtgever van waarde is. KPI’s zijn geen doel op zich, maar een hulpmiddel om verwachtingen en prestaties inzichtelijk te maken.

Ook zonder KPI’s blijft SMART noodzakelijk

Ook bij grote contracten geldt dat niet elke afspraak of maatregel zich leent voor formele KPI’s. Dat betekent echter niet dat je het minder concreet moet opschrijven. Ook zonder KPI’s moet duidelijk zijn wat je gaat doen, hoe je dat aanpakt en welk resultaat daarvan wordt verwacht.

In alle situaties is dus SMART schrijven essentieel. Niet om de AD een stok te geven om je mee te slaan, maar juist om richting aan de opdracht te geven en discussie achteraf te voorkomen.

Structuur helpt: de MARK-methode van Rijkswaterstaat

Of je nu wel of geen KPI’s afspreekt, een vaste structuur helpt om SMART te formuleren. Een bekende en effectieve aanpak is de MARK-methode van Rijkswaterstaat. Deze methode biedt houvast bij het gestructureerd beschrijven van maatregelen en maakt concreet wat je gaat doen, waarom dat werkt en hoe je dit uitvoert — zonder dat dit automatisch leidt tot formele KPI’s.

De opmars van MARK

Steeds meer organisaties gebruiken MARK (of een vergelijkbare methode) als best practice bij het schrijven van EMVI-plannen, omdat het helpt om plannen scherper en beter vergelijkbaar te maken. Tegelijkertijd maakt deze structuur het voor Aanbestedende Diensten makkelijker om inschrijvingen eenduidig en objectief te beoordelen. Zo groeit MARK steeds vaker uit tot een gedeelde taal tussen opdrachtgever en opdrachtnemer

Waarom MARK werkt

De kracht van de MARK-methode zit in de combinatie van structuur en flexibiliteit. Dat dwingt tot SMART schrijven, zonder alles in harde KPI’s te hoeven vangen. Of het nu gaat om meetbare prestaties of meer kwalitatieve maatregelen: MARK helpt om verwachtingen expliciet te maken, plannen objectief te beoordelen en misverstanden te voorkomen.

Tot slot

SMART schrijven is geen doel op zich, KPI’s al helemaal niet. Maar een goed gestructureerd EMVI-plan volgens de MARK-methode? Daar wordt uiteindelijk iedereen beter van.