Ruimtegebrek bij het schrijven: vloek of zegen?

17 januari 2026

Ruimtegebrek bij het schrijven: vloek of zegen?

Wie regelmatig EMVI-teksten schrijft, kent het probleem: een beperkt aantal pagina’s in Arial 10 met regelafstand 1,5 en tóch moet je alles kwijt wat de beoordelaars willen weten. Laatst nog kreeg ik de opdracht een EMVI plan voor de implementatie van de dienstverlening. Inclusief planning en mijlpalen, projectteam, rollen en verantwoordelijkheden, communicatiematrix en eerste risico-analyse. Dat alles in 4 A4’tjes. Hoe dan?

Op het eerste gezicht voelt de vraag onlogisch of zelfs onredelijk. Hoe kun je in hemelsnaam kwaliteit laten zien als je nauwelijks ruimte krijgt? Toch is het niet zo vreemd dat opdrachtgevers strikte eisen stellen aan de omvang van EMVI-teksten. Beoordelaars zijn nou eenmaal net mensen. Ze willen de verschillende inschrijvingen goed met elkaar kunnen vergelijken zonder er al te veel tijd aan kwijt te zijn. Begrijpelijk.

Ook voor de inschrijver zit er een positieve kant aan die beperkingen. Ze dwingen je om scherp te zijn, keuzes te maken en te focussen op de essentie.  Toch blijft het een uitdaging om op een paar A4 precies dát op te schrijven wat de beoordelaar nodig heeft om je visie te begrijpen en vertrouwen te krijgen in je aanpak. Hieronder een aantal tips.

1. Beschrijf niet wat al vaststaat

Alles wat in het programma van eisen staat, ben je verplicht te leveren. Dat hoef je dus niet opnieuw uit te leggen. Hetzelfde geldt voor verplichte certificeringen. Als het bijvoorbeeld een harde eis is om ISO 9001 gecertificeerd te zijn, dan hoef je niet uitgebreid te beschrijven dat je een goede klachtenregeling hebt. Daar ben je namelijk al op getoetst en de aanbestedende dienst weet dat. Gebruik de schaarse ruimte dus liever om te laten zien hoe jij binnen de gestelde kaders meerwaarde levert.

2. Beantwoord de vraag, vertel niet alles wat je weet

Een klassieke valkuil: je wilt laten zien hoeveel kennis en ervaring je hebt. Begrijpelijk, maar niet altijd effectief. De beoordelaar stelt een vraag met een doel. Vraag jezelf daarom bij elke vraag af:

• Wat wil de aanbestedende dienst hier écht weten?

• Waar wordt op beoordeeld?

• Wat onderscheidt mij van de rest?

Schrijf vervolgens alles op wat hieraan bijdraagt, en laat de rest achterwege. Kill your darlings, hoe vervelend dat soms ook is.

3. Schrijf kort en bondig

Elke tekstschrijver weet: schrijven is schrappen. Enkele praktische handvatten:

• Schrap hulpwerkwoorden.
• Wees zuinig met bijvoeglijk naamwoorden.
• Skip lidwoorden waar dat kan.
• Gebruik korte woorden.
• Vermijd herhaling.

Elke zin en elk woord moet iets toevoegen. Zo niet? Schrappen.

4. Gebruik visuals

Tekst kost ruimte. Visuals ook, maar ze zeggen vaak meer in minder woorden. Denk aan een planning of processchema. Daarmee laat je in één oogopslag zien dat je overzicht hebt en weet wat je doet. De beoordelaar hoeft dan niet door lange alinea’s te worstelen om te snappen hoe jij het aanpakt. 

5. Slimme layout doet wonderen

Spelen met de opmaak is geen valsspelen, maar professioneel omgaan met ruimte.

• Gebruik de marges optimaal.
• Maak tussenkoppen vet en ga direct door met de tekst (geen extra witregels).
• Werk met opsommingen in lopende tekst ipv bullets om witruimte te voorkomen.

Een professioneel vormgever kan hierin veel betekenen. Met een beetje geluk kan die net nog wat meer regels kwijt dan je voor mogelijk had gehouden!

Tot slot

Ruimtegebrek bij EMVI-teksten is frustrerend, maar je hebt ermee te dealen en het kan zelfs in je voordeel werken. Beperkingen zorgen voor focus. En focus zorgt voor scherpere, betere voorstellen. Tenminste als je bereid bent om kritisch te schrappen, slim vorm te geven en altijd vanuit de beoordelaar te denken.

Want uiteindelijk geldt: niet degene die het mooiste schrijft wint, maar degene die het beste antwoord geeft.