Ruimtegebrek bij het schrijven: vloek of zegen?

17 januari 2026

Ruimtegebrek bij het schrijven: vloek of zegen?

Wie regelmatig EMVI-teksten schrijft, kent het probleem: ruimtegebrek. Een beperkt aantal pagina’s in Arial 10 met regelafstand 1,5 en tóch moet je alles kwijt wat de aanbestedende dienst (AD) wil weten. Een implementatieplan inclusief mijlpalen planning, projectteam, rollen en verantwoordelijkheden, communicatiematrix en risico’s, en dat alles in een paar A4’tjes. Hoe dan?

Op het eerste gezicht voelt dat onlogisch en soms zelfs onredelijk. Hoe kun je in hemelsnaam kwaliteit laten zien als je nauwelijks ruimte krijgt? Toch is het niet zo vreemd dat AD’s strikte eisen stellen aan de omvang van EMVI-teksten. Beoordelaars willen voorstellen goed met elkaar kunnen vergelijken en niet urenlang hoeven lezen. Begrijpelijk.

Ook voor de inschrijver zit er een positieve kant aan die beperkingen. Ze dwingen je om scherp te zijn, keuzes te maken en je te focussen op de essentie. Hieronder een aantal tips om maximaal te scoren met minimale ruimte.

1. Beschrijf niet wat al vaststaat

Alles wat in het programma van eisen staat, ben je verplicht te leveren. Dat hoef je dus niet opnieuw uit te leggen. Hetzelfde geldt voor verplichte certificeringen.

Moet je bijvoorbeeld ISO-gecertificeerd zijn? Dan hoef je niet uitgebreid te beschrijven dat je een goede klachtenregeling hebt. Daar ben je namelijk al op getoetst en de aanbestedende dienst weet dat. Gebruik de schaarse ruimte dus liever om te laten zien hoe jij binnen de gestelde kaders meerwaarde levert.

2. Gebruik visuals waar dat kan

Tekst kost ruimte. Visuals ook, maar ze zeggen vaak meer in minder woorden. Denk aan een planning of processchema. Daarmee laat je in één oogopslag zien dat je overzicht hebt en weet wat kritisch is. De beoordelaar hoeft dan niet door lange alinea’s te worstelen om te snappen hoe jij het aanpakt.

3. Schrijf kort en bondig

Elke tekstschrijver weet: schrijven is schrappen. Enkele praktische handvatten:

• Wees zuinig met bijvoeglijk naamwoorden
• Gebruik de voltooid verleden tijd: “we werkten” in plaats van de verleden tijd “we hebben gewerkt”
• Skip lidwoorden waar dat kan
• Gebruik korte woorden
• Vermijd herhaling

Elke zin en elk woord moet iets toevoegen. Zo niet? Schrappen.

4. Slimme layout doet wonderen

Spelen met de opmaak is geen valsspelen, maar professioneel omgaan met ruimte.

• Gebruik de marges optimaal.
• Maak tussenkoppen vet en ga direct door met de tekst (geen extra witregels)
• Werk met opsommingen in lopende tekst ipv bullets om witruimte te voorkomen

Ook een professioneel vormgever kan hierin veel betekenen. Met een beetje geluk kan die net nog wat meer regels kwijt dan je voor mogelijk had gehouden!

5. Beantwoord de vraag, vertel niet alles wat je weet

Een klassieke valkuil: je wilt laten zien hoeveel kennis en ervaring je hebt. Begrijpelijk, maar niet altijd effectief. De beoordelaar stelt een vraag met een doel. Beantwoord dus die exacte vraag, niet meer en niet minder.

Vraag jezelf steeds af:

• Wat wil de AD hier écht weten?
• Waar wordt op beoordeeld?
• Wat onderscheidt mij van de rest?

Alles wat daar niet aan bijdraagt, kan eruit. Kill your darlings! Hoe vervelend dat soms ook is.

Tot slot

Ruimtegebrek bij EMVI-teksten is frustrerend, maar je hebt ermee te dealen en het kan zelfs in je voordeel werken. Beperkingen zorgen voor focus. En focus zorgt voor scherpere, betere voorstellen. Tenminste als je bereid bent om kritisch te schrappen, slim vorm te geven en altijd vanuit de beoordelaar te denken.

Want uiteindelijk geldt: niet degene die het mooiste schrijft wint, maar degene die het beste antwoord geeft.