Scherp schrijven is strak plannen

16 januari 2026

Bij het inschrijven op een aanbesteding komt altijd veel kijken. Het verzamelen van bewijsstukken en referenties, het invullen van het prijzenblad en het schrijven van de EMVI-plannen (de kwalitatieve aanbestedingsstukken). Het kost vrijwel altijd meer tijd dan vooraf gedacht. Tegelijkertijd zijn deadlines in aanbestedingsland heilig: op tijd indienen is cruciaal. De wet is daarin onverbiddelijk: één minuut te laat indienen betekent uitsluiting. Dat vraagt om een efficiënte, heldere planning zodat je ruim op tijd klaar bent.

Schrijven zonder strategie is vragen om aannames

Als tenderschrijver focus ik me met name op het schrijven van de kwalitatieve stukken oftewel de EMVI plannen. Een belangrijke les die ik heb geleerd is daarmee niet te snel te beginnen met schrijven. Eerst moet duidelijk zijn wat de aanbestedende dienst daadwerkelijk nodig heeft en wat de oplossingsrichting wordt. Begin je te vroeg met schrijven, dan sluipen er al snel verkeerde aannames in de tekst en blijf je herschrijven. Het is dus verstandig om eerst een algemene strategie te bedenken om de aanbesteding te winnen, en dan pas de diepte in te duiken.

Scherp blijven

Nog een reden om niet te vroeg te beginnen met schrijven is dat je de doorlooptijd van het schrijftraject beperkt wilt houden. Als je wekenlang aan hetzelfde document blijft sleutelen, is het onvermijdelijk dat de scherpte verdwijnt. Niet alleen bij de schrijver, maar ook bij reviewers, want geloof me: niemand wordt vrolijk van versie 1.7.

Een veel gebruikte best-practice is dan ook om in de planning altijd uit te gaan van drie versies inclusief reviewrondes en aanpassingen. Kortom: liever efficient plannen, dan eindeloos bijschaven.

3 versies in maximaal 4 weken

Mijn ideale planning bestaat uit drie versies binnen een overzichtelijke doorlooptijd. Voor korte en relatief eenvoudige uitvragen is twee weken meestal voldoende. Voor langere en complexere EMVI-plannen werkt een periode van maximaal vier weken het beste. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar in de praktijk blijken deze termijnen goed te werken.

In alle gevallen vormen drie versies de rode draad. Daardoor blijft het proces overzichtelijk en werk je gericht toe naar een sterk eindresultaat.

• Versie 1 – Eerste opzet
  In de eerste versie beantwoord je alle vragen uit de uitvraag. Het verhaal staat op hoofdlijnen en is zo goed mogelijk uitgewerkt op basis van interviews en beschikbare informatie. Het hoeft nog niet perfect te zijn. Juist doordat alles op papier staat, zie je duidelijk waar het verhaal aangevuld of aangescherpt moet worden. De reviewers hebben wat om op te schieten en kunnen concreet wijzigingen voorstellen.
• Versie 2 – Uitgewerkt en onderbouwd
  Met de feedback uit de eerste reviewronde werk je toe naar een tweede versie. Dat is een rond verhaal, waarin alle keuzes (oplossingen of maatregelen) helder en goed beargumenteerd uitgewerkt zijn. Ook is er ruimte voor een laatste inhoudelijke check, bijvoorbeeld naar aanleiding van de Nota van Inlichtingen.
• Versie 3 – Afronding
  In de derde versie verwerk je de laatste opmerkingen en zet je de puntjes op de i. De inhoud staat vast. De focus ligt op scherpte, consistentie en leesbaarheid.

Ruimte voor verrassingen

Hoe goed je ook plant, onverwachte wijzigingen horen erbij. Zo hielp ik enkele jaren geleden een bedrijf met een inschrijving en kregen we in de tweede inlichtingenronde ineens drie extra pagina’s om een case uit te werken. Fijn, zou je denken, maar dat betekende: nog maar tien dagen om drie pagina’s van kwaliteit te leveren. Dat is dus opnieuw om de tafel, keuzes maken, schrijven, reviewen, aanscherpen, checken etc. En dat terwijl we juist dachten bijna klaar te zijn.

En toch, juist omdat de rest van de stukken al zo goed als af was, konden we focussen op die ene extra case. Schouders eronder  en uiteindelijk wonnen we de aanbesteding.

Minder stress, betere plannen, meer gunningen

In de jaren dat ik als EMVI-schrijver meedraai, heb ik geleerd dat een goede planning eigenlijk vooral gezond verstand is. Het komt neer op een paar simpele uitgangspunten:

• Eerst nadenken, dan schrijven
  Begin pas met schrijven als duidelijk is wat de aanbestedende dienst echt vraagt en welke strategie daarbij hoort.
• Houd de doorlooptijd beperkt
  Beter een paar weken intensief werken, dan maanden blijven wijzigen.
• Werk altijd in drie versies
  Zo hou je het proces overzichtelijk en kun je gericht bijsturen.
• Zorg dat je ruim vóór de deadline klaar bent
  Daarmee bouw je ruimte in voor last-minute wijzigingen en onverwachte tegenvallers.

Rust in het proces, betere resultaten, hogere winkansen. Het is geen hogere wiskunde, maar gewoon logisch plannen.